AI asistent pro právní dotazy zaměstnanců: odpověď z vašich pravidel

AI asistent pro právní dotazy zaměstnanců je interní pomocník, který kolegům odpovídá na opakované otázky podle vašich směrnic, podpisového řádu a vzorových smluv. Ke každé odpovědi připojí odkaz na dokument, ze kterého vychází. Pokud odpověď v pravidlech není, dotaz předá právníkovi i s připraveným kontextem.

Jaký problém řeší

Právní oddělení často slouží jako firemní informační kancelář. Obchodník potřebuje vědět, jestli smí zákazníkovi prodloužit splatnost, nákupčí hledá aktuální vzor smlouvy o mlčenlivosti, personalistka se ptá, jak dlouho uchovávat podklady z výběrového řízení. Jednotlivý dotaz je drobnost, ale dohromady jde o čas, který pak chybí na skutečně právní práci. Kolegové mezitím čekají, nebo se raději nezeptají a rozhodnou se sami.

Asistent převezme právě tyto opakované dotazy. Odpovídá okamžitě, kdykoli během dne, a vždy podle aktuálních pravidel firmy. Kolegové dostanou jasnou odpověď s odkazem, právník se může věnovat smlouvám, sporům a věcem, které skutečně vyžadují jeho posouzení. Navíc vidí, na co se lidé ptají, a může tak včas upravit nejasné směrnice nebo připravit krátké školení.

Jak to vypadá v praxi

V pondělí ráno se obchodník v Teams zeptá, jestli může nového zákazníka obsloužit podle jeho vlastních obchodních podmínek. Asistent odpoví, že podle interní směrnice musí cizí podmínky schválit právní oddělení, připojí odkaz na příslušný článek a nabídne formulář pro předání. Obchodník návrh rovnou nahraje, asistent ho předá právníkovi se shrnutím, o jakého zákazníka a jakou zakázku jde. Odpoledne se jiná kolegyně ptá, kdo podepisuje objednávky nad určitou částku – tady asistent odpoví sám, přímo z podpisového řádu.

Co asistent potřebuje

Dokumenty, ze kterých má odpovídat: směrnice, podpisový řád, vzory smluv, metodiky a sbírku častých dotazů, pokud ji máte. Dále pravidla, jaké dotazy má vždy předat právníkovi – například cokoli o sporech, pracovněprávních konfliktech nebo jednání s úřady. A kanál, kde se lidé ptají nejraději, typicky Teams nebo intranet. Jak takového asistenta postavit přímo v Teams, učíme na kurzu Copilot Studio.

Vyplatí se také domluvit, jak bude asistent mluvit: stručně a lidsky, bez paragrafů, ale s odkazem na přesné místo ve směrnici. Kolegové pak odpovědím rozumějí a právník má jistotu, že si je mohou ověřit. Pokud firma působí i v zahraničí, asistent může odpovídat v dalších jazycích.

Jak probíhá nasazení

S právním oddělením nejdřív projdeme, na co se lidé ptají nejčastěji, a zkontrolujeme, zda k tomu existují aktuální dokumenty. Chybějící odpovědi doplníme. Pak asistenta spustíme pro jedno oddělení, například obchod, a právník několik týdnů kontroluje jeho odpovědi. Podle zkušeností upravíme pravidla předávání a teprve potom asistenta otevřeme celé firmě.

Hranice nastavuje právní oddělení

Asistent odpovídá jen z dokumentů, které právní oddělení schválilo, a nikdy nevydává vlastní právní stanovisko. Kde si není jistý, předá věc člověku. Každý dotaz i odpověď jsou uložené, takže právník může kdykoli zpětně zkontrolovat, co asistent kolegům napsal. Nové odpovědi se do znalostí dostanou až po schválení právníkem. Dokumenty zůstávají ve vašich systémech a asistenta lze provozovat i na vlastním serveru.

Jak funguje interní asistent obecně, popisuje článek interní AI asistent pro zaměstnance. Další agenty najdete v přehledu AI agenti pro právní oddělení.